Identificar las opciones o herramientas de word para darle formato a un documento

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Formato del documento (I)

Cuando hablamos del formato de un documento nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con su aspecto, con la forma de presentarlo. El contenido en sí seguirá siendo el mismo.

La presentación del documento es importante. No sólo por elegancia, sino también para facilitar y motivar su lectura. Afortunadamente, Word facilita mucho esta tarea y con poco trabajo se consiguen resultados espectaculares.

En esta unidad veremos las herramientas que nos ayudarán a dar cierto diseño, de las más generales a las más específicas:

• Aprenderemos a aplicar un tema.
• Luego a incluir una portada y cambiar el color de página.
• A modificar el formato del texto.
• Y también el de los párrafos.

Además, veremos cómo utilizar las tabulaciones para mejorar la maquetación del documento y cómo copiar el formato de un texto a otro.

6.1. Los temas

Al utilizar los temas es cuando nos percatamos de la importancia y utilidad de los estilos, que introdujimos en el tema 3 de edición básica.

Como recordarás, al definir cada texto con un estilo desde la pestaña Inicio > grupo Estilos, indicamos a Word qué parte es un título, qué parte un subtítulo y cuál es el párrafo que compone el cuerpo, entro otros elementos. Es decir, a través de la aplicación de estilos, definimos la estructura del documento.

Un tema es la aplicación de distintos formatos sobre cada uno de los estilos y elementos que componen el documento. En un tema, por ejemplo, se define que todos los títulos serán de un determinado color, con un determinado tamaño y una determinada tipografía. Y así con todos los estilos. De este modo que no importa lo extenso que sea el documento, porque si hemos aplicado correctamente los estilos se cambiará su formato por completo con un único clic.

Existen varios temas predeterminados, puedes aplicarlos desde la pestaña Diseño > grupo Formato del documento > opción Temas.

Por defecto se utiliza el tema Office, pero ya ves que dispones de una larga lista de opciones (observa que puedes ver más bajando la barra de desplazamiento).

Además, si no hay ninguno que se ajuste a tu gusto, puedes crear temas personalizados.

La forma de hacerlo es sencilla, debemos elegir el tema que más se aproxime a lo que buscamos, y utilizar los botones Colores, Fuentes y Efectos que hay a la derecha del botón Temas.

Desde dichos botones aparecen listadas las combinaciones ya utilizadas en otros temas. De este modo, podríamos, por ejemplo, dejar seleccionado el tema principal Office, pero añadirle la combinación de colores del tema Faceta, la combinación de fuentes del tema Orgánico y los efectos del tema Circuito. Con esta mezcla habríamos creado un nuevo tema que podríamos conservar para futuros proyectos pulsando el botón Guardar tema actual....

¿Y por qué debemos coger combinaciones de temas ya existentes en vez de especificarlos nosotros?
La respuesta es sencilla: para simplificar. En realidad es posible personalizar al completo el tema, si quieres ver cómo hacerlo te recomendamos que visites el siguiente avanzado Crear un tema personalizado .

Guardar y abrir documentos (II)

El Nombre del archivo, escribe el nombre que quieres darle a tu archivo o documento.

Cuando guardamos un documento por primera vez, en este campo aparecen las primeras letras del contenido del documento.

El tipo de archivo se especifica en el desplegable inferior.

Normalmente por defecto será Documento de Word, pero desde el menú despegable podemos elegir otros tipos, para, por ejemplo, guardar una copia el formato PDF.

Cuando ya existe un archivo con el nombre que queremos guardar en la misma carpeta, aparece un cuadro de diálogo avisándonos, ya que no es posible que esto suceda. Se presentan tres opciones:

1. Reemplazar el archivo existente. El archivo anterior desaparecerá y será sustituido por el nuevo que estamos guardando.

2. Guardar cambios con un nombre diferente. Se nos mostrará de nuevo el cuadro de diálogo Guardar como, para que le demos otro nombre al archivo que estamos guardando.

3. Combinar cambios en un archivo existente. Se añadirá el archivo que estamos guardando al que ya existía, es decir, tendremos los dos archivos combinados en un solo archivo.

Un truco: Pulsa la tecla F12 para abrir de forma más rápida cuadro de diálogo Guardar como.

Guardar y sincronizar

Si el documento está guardado en OneDrive, el icono Guardar tendrá esta forma que nos indica que al guardar se sincronizará con OneDrive. Es decir, que los cambiós realizados en el archivo estén disponibles para cualquiera que acceda a él desde otra ubicación a trevés de OneDrive.

Herramientas.

Junto al botón Guardar encontrarás la opción Herramientas. Si haces clic en ella, verás que se abre un menú que te permite conectar a una unidad de red para guardar un archivo en una unidad de red en vez de en tu equipo. También puedes acceder a las Opciones al guardar, Opciones generales, Opciones Web y Comprimir imágenes.

La forma en que se visualizan los archivos y carpetas en el cuadro de diálogo también puede variar de las imágenes del curso a tu caso particular. Pero en este caso no se debe a la versión de Windows, sino que es algo fácilmente personalizable: se trata de las Vistas.

Haciendo clic en el icono de Vistas se mostrará un submenú que te permitirá seleccionar cómo visualizar los elementos. Dependiendo de tu versión de Windows, las vistas disponibles serán unas u otras, pero las opciones son muy similares:

A la izquierda, las vistas en Windows Vista, en el centro en Windows 7, y a la derecha, las vistas en Windows 10.

La vista más útil normalmente es Detalles, porque muestra listadas las propiedades de los archivos (como su fecha de creación o modificación, etc.) y además te permite ordenar los archivos por cualquiera de estas propiedades, haciendo clic sobre su encabezado. Es la vista que vemos en el cuadro de diálogo del ejemplo.

En cualquier caso, te recomendamos que pruebes las distintas opciones y te quedes con la que más te guste.

Ahora para Guardar como hay que realizar tres clics, como mínimo, mientras que en la versión de Word 2010, se podía hacer con un sólo clic. Aunque, como ya hemos dicho, pulsando F12

Guardar documentos como PDF y otros formatos Se puede guardar los documentos en distintos formatos, como PDF, como una página web, en formato OpenDocument, texto sin formato, o texto enriquecido. Seleccionar un formato de archivo 1. Seleccione Archivo > Exportar. 2. Haga clic en Crear documento PDF o Cambiar el tipo de archivo, seleccione el formato de archivo deseado y continúe para dar nombre al archivo y guardar. NOTA: Puede que vea una advertencia donde se indica que cambiar el tipo de archivo puede causar la pérdida de formato, imágenes y otros objetos del documento. Imprimir un docum

Guardar y Guardar como

Para guardar un documento puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar como... de la pestaña Archivo, o bien el icono de la barra de acceso rápido.

- Al utilizar el comando Guardar como, Word que te permite elegir el dispositivo donde vas a guardar el documento, cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene. En definitiva, si el documento ya había sido guardado, lo que harás será guardar las modificaciones realizadas en él en un archivo diferente. De este modo podrás conservar el original y la copia modificada por separado.

La primera pantalla que aparece al utilizar Guardar como es la siguiente.

En esta pantalla se puede elegir la ubicación (dispositivo) y la carpeta donde vamos a guardar el archivo.

El dispositivo más utilizado es nuestro propio ordenador, es decir, la opción Este PC.También podemos elegir otras ubicaciones como OneDrive. Si hacemos clic en Agregar un sitio nos mostrará otra pantalla para elegir entre SharePoint y OneDrive. También podemos elegir otras ubicaciones en la web.

Una vez elegida la ubicación podemos elegir una carpeta dentro de esa ubicación. Podemos hacer clic en una de las carpetas que se nos muestran en la parte derecha de la pantalla o podemos buscar otra carpeta haciendo clic en Examinar. En ambos casos se abrirá un cuadro de diálogo similar al que ves a continuación

- Al utilizar el comando Guardar (también CTRL+G) o el icono no se abrirá ningún cuadro de diálogo, simplemente se guardarán los cambios. A excepción de un documento que nunca ha sido guardado, en ese caso sí que se abrirá el cuadro de diálogo para que elijas el nombre y ubicación que quieras darle.

En función de la versión de Windows que utilices, la ventana será de una forma u otra. Aun así, aunque la estética y botones cambien ligeramente, la base es la misma. Para guardar un archivo debes tener en cuenta:

- Dónde se guarda
- El nombre del archivo
- El tipo del archivo

Veamos cómo elegir estos parámetros:

Dónde se guarda:

En la parte central del cuadro se muestran los archivos y carpetas que hay dentro de la carpeta en que estamos situados, en este caso Documentos. Ten en cuenta que, para guardar el archivo en una carpeta determinada, la tienes que tener abierta de modo que se muestre su contenido.

Lo habitual es elegir una de las carpetas recientes pero la primera vez que guardamos un documento y cuando pulsamos el botón Examinar la carpeta que se muestre sea la que está destinada por defecto a guardar los documentos. Para ver cómo cambiar esa carpeta predeterminada, visita este tema avanzado. Cambiar carpeta predeterminada al guardar

La imagen de muestra está basada en el cuadro que se presentaría en un sistema Windows 10. Desde el panel de la zona izquierda puedes elegir otra carpeta. O bien puedes ir explorando las subcarpetas desde la zona central, haciendo doble clic sobre ellas para abrirlas y pulsando la tecla RETROCESO para volver al nivel superior.

Otra forma de explorar carpetas es desde el título superior, en la imagen Este equipo > Documentos. Para ello, deberías pulsar la flecha negra que separa cada nivel de carpetas y elegir en el submenú en cuál te quieres situar.

Si quieres, puedes pulsar el botón Nueva carpeta para crear una carpeta nueva donde guardar el archivo.

En este ejercicio practicaremos cómo guardar.

1. Inicia el programa Word, si no lo tienes abierto.
2. En el documento en blanco que se muestra, escribe: Este documento es una prueba para practicar cómo guardar documentos.
   O bien copia y pega el texto directamente con CTRL+C y CTRL+V.
3. Haz clic en el botón Guardar de la barra de acceso rápido.
4. Como es la primera vez que guardamos el documento, Word presenta la pantalla del backstage Guardar como, haz clic en el botón Examinar, se abrirá el cuadro de diálogo Guardar donde deberemos indicar como mínimo la carpeta PRACTICA DE INFORMATICA en que se guarda y el nombre DEL ARCHIVO ES: PRACTICA4 Y SU NOMBRE. Por lo tanto, deberemos localizarla y seleccionarla en el cuadro.
5. Documento nuevo blanco
6. Escribir como titulo fiestas de junio mayuscula centrado y tamaño de fuente 22
7. subtitulo 20 de junio ala izquierda color de fuente verde tamaño 16
8. Escribe la poesia MI REGALO PARA PAPA color de fuente azul tamaño de fuente 12
9. al final del documento copiar y pegar n toda la poesia
10. De la poesia que copiaron deben seleccionarla toda y darle de tema: organico
11. Seleccionar la poesia copiada es decir la segunda copiar y pegar al final
12. de la ultima poesia cambire el titulo en diseño titulo 1 color verde tamaño 14 tipo fuente arial blac
13. la primer estrofa es de color de funte rojo tamaño de fuente 16
14. la segunda estrofa es de color azul y tamaño de fuente es es 18
15. latercera y cuarta como ustedes quieran

ENVIAR TRABAJO EN FORMATO PDF POR SINAPSIS

Sólo una respuesta es válida por pregunta.

1. ¿Puede haber dos documentos con el mismo nombre? a)No. b) Si, siempre que estén en carpetas distintas. c) Sí.

2. Cuando especificamos el tipo de archivo en el diálogo Guardar como... podemos elegir: a) Cualquiera de los tipos que aparecen en el menú desplegable. b) Cualquier tipo compatible con nuestro sistema operativo. c)Cualquier tipo compatible con el documento que estamos editando. d) Sólo tipo "Documento de Word"

3. ¿Para qué sirve pulsar la tecla F12? a) Para cambiar a la vista Pantalla completa. b) Para mostrar el cuadro de diálogo Guardar como. c) Para mostrar el cuadro de diálogo Abrir. d) Todas las respuestas son falsas.

4. ¿Se puede borrar un documento o carpeta desde los cuadros de diálogo Abrir o Guardar? a) Los archivos sí, pero las carpetas no. b) Las carpetas sí, pero los archivos no. c) No se puede borrar nada. d) Se pueden borrar, sí.

5. La forma en que se visualiza la lista de archivos y carpetas en los cuadros de diálogo Abrir y Guardar, viene determinada por: a) El sistema operativo que se utilice. b) La versión de Word. c) La vista escogida. d) La unidad en que nos encontramos.

6. ¿Para qué sirve el cuadro de texto Nombre en el cuadro de diálogo Abrir? a) Para nada, pero como se utiliza el mismo tipo de ventana que en Guardar, se mantiene. b) Para renombrar el archivo antes de abrirlo. c) Para escribir el nombre del documento que queremos abrir, total o parcialmente. d) Para ocultar los archivos que no coincidan con el texto que insertemos en él.

7. ¿Y para qué sirve el desplegable Tipo de archivo en el cuadro de diálogo Abrir? a) Para nada, pero como se utiliza el mismo tipo de ventana que en Guardar, se mantiene. b) Para cambiar el tipo del archivo seleccionado, antes de abrirlo. c) Para informarnos de los tipo de archivo que se pueden abrir en Word, a fin de que no intentemos abrir un archivo que no se podrá mostrar. d) Para ocultar los archivos de la carpeta que no coincidan con el tipo especificado en él, a fin de facilitarnos la búsqueda.

8. Podemos abrir un documento que se encuentre en... a) Nuestro disco duro. b) OneDrive. c) Una memoria flash, CD, DVD o cualquier dispositivo extraíble. d) Todas las respuestas son ciertas.

9. Si pulsamos el icono guardar se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. a) Sí, siempre. b) Sí, pero sólo si el documento aún no ha sido guardado antes. c) No, simplemente se guardará, pero sin abrir un cuadro de diálogo. d) El icono no sirve para guardar, para guardar pulsamos CTRL+S.

10. ¿Podemos recuperar un documento que ha sido eliminado? a) Sí, con herramientas específicas de recuperación que sólo pueden utilizar especialistas. b) Sí, desde la papelera, siempre y cuando no haya sido vaciada. c) Sí, siempre y cuando siga en el portapapeles. d) No.

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