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Tema	Generalidades de las Técnicas de Oficina
Evidencia
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Activo	0

Propósito

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Que el estudiante explique a través diagramas, cuadros sinópticos y mapas conceptuales las generalidades de las técnicas de oficina con el fin de apropiar los conceptos relacionados con la organización de la empresa, la comunicación dentro de una organización, las relaciones interpersonales, relaciones laborales y el entorno físico, entre otros, con el fin de afianzar su comprensión y a través de la práctica, mejorar el clima organizacional y la productividad del ente económico donde se labora.

Motivación

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El mundo de los negocios cada vez se vuelve más complejo y cada día se requiere de más y mejores herramientas que faciliten la comprensión del entorno, así como de estrategias que permiten a las organizaciones mejorar las condiciones de competencia y liderazgo del mercado en el cual participa. Por lo anterior, como estudiantes de Gestión Empresarial es deber, apropiar una serie de conceptos que permitirán mejorar nuestro desempeño en la etapa productiva.

Veamos el siguiente video. https://www.youtube.com/watch?v=FD2pxHBaRCk

Explicación

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LA EMPRESA, CLASES, TIPOS.

A partir de los siguientes enlaces, realizar un resumen en la libreta de apuntes con el fin de interiorizar algunos conceptos relacionados con las técnicas de oficina. Recuerde que puede emplear diferentes recursos para presentar la información como: cuadros sinópticos, mapas conceptuales, mapas mentales, tablas, entre otros.

Auxiliar Administrativo, todo lo que debes saber.

https://www.youtube.com/watch?v=_bbwbT5uOvQ&t=68s

https://www.youtube.com/watch?v=SQnYUswyxjc

De los enlaces socializados podemos extraer entre otros los siguientes conceptos:

LA EMPRESA: Es el conjunto de bienes y capitales organizados armónicamente para general alguna actividad económica con el fin de satisfacer necesidades humanas

ORGANIZACION DE LA EMPRESA: La organización es el proceso mediante el cual se logra coordinar el trabajo de funcionarios, junto con los recursos y elementos necesarios para el desarrollo eficaz de las actividades de una empresa. Por lo tanto, la organización implica: seleccionar y agrupar actividades, determinar cada grupo, funciones específicas; Asignar en cada grupo un administrador, combinar e interrelacionar las actividades de los grupos.

DEPARTAMENTALIZACION: Son unidades administrativas que operan con autosuficiencia y cuya dirección esta confiada a personas distintas

EL ORGANIGRAMA: Es la representaci6n grafica de los diferentes entes administrativos, con sus relaciones de autoridad y responsabilidad, que se unen a sus superiores y a algunos subordinados. Dentro de un organigrama se pueden visualizar:

Los distintos departamentos y secciones y las relaciones entre esos departamentos y secciones.
Niveles jerárquicos y líneas de autoridad.
Relaciones de asesoría, coordinación y cooperación.

LAS LINEAS DE AUTORIDAD: Son las que unen las casillas y se representan por una línea continua. Las líneas continuas que unen les casillas indican hacia arriba, cada vez mayor autoridad. Las líneas punteadas son Líneas de ASESORIA, qua partiendo de la casilla de asesoría se une a la del departamento o departamentos asesorados.

EL TRABAJO: Es considerado como la aplicación de las capacidades mentales y físicas de los individuos hacia la obtención de bienes y servicios. Es el esfuerzo dirigido hacia la consecución de algún objetivo. El trabajo implica dos condiciones: Habilidad y entrenamiento - Responsabilidad y satisfacci6n de realizar tareas y deberes.

LA OFICINA: Es la imagen de la empresa ante los clientes, la competencia y los demás visitantes. Es el lugar donde se centralizan las informaciones comerciales y donde confluyen las ideas y actividades que un negocio lleva a cabo. Para el buen funcionamiento de empresa se requieren dos elementos: el humano: son los artífices; las personas y el material compuesto por mobiliario, máquinas, muebles enseres.

EL AMBIENTE: Es el conjunto de elementos dispuesto a arménicamente que favorecen la comodidad e influyen física y psicológicamente en los individuos. Entre los factores del ambiente tonemos:

La Iluminación: una adecuada iluminación proporciona precisión” en el trabajo y disminuye la fatiga visual. La Ventilación: favorece la temperatura, la humedad y el ruido. Los Accesorios. Entre los accesorios tenemos el color. Los colores impactan psicológicamente al individuo; Los oscuros producen depresión, mientras que los brillantes estimulan el ánimo. Los colores se clasifican en cálidos y fríos. Los fríos como el azul, verde y violeta sugieren invierno, agua, nieve y producen un efecto calmante, ideal para áreas de descanso. Los cálidos como el rojo, amarillo y naranja, insinúan sol, calor, alegría y son ideales para áreas de producción. Para la DECORACION se utilizan plantas naturales.

EL PUESTO DE TRABAJO: Es el lugar donde el oficinista desarrolla sus habilidades; destrezas, conocimientos y técnicas apropiadas para lograr una mayor eficiencia y rendimiento en sus actividades. El personal que integra una empresa tiene diferentes profesiones de acuerdo con los puestos que se requieran o a la sección a la cual va a prestar sus servicios, teniendo en cuenta esto, todo empleado deberá poseer una serie de habilidades y cualidades. Ejemplo:

A continuación las habilidades específicas y básicas, las cualidades generales y personales que todo oficinista debe cultivar. De acuerdo con los conocimientos y habilidades especificas dependerá el trabajo que se le asigne a las personas en las oficinas.

Las habilidades Básicas corresponden a los conocimientos sobre ortografía, gramática, aritmética comercial, comunicación oral y escrita y caligrafía que toda persona debe poseer.

Entre las cualidades generales que el oficinista debe poseer tenemos:

Personales que son las que su jefe espera específicamente de usted.

Ejercicios

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1. Elaborar en Word, el organigrama adjunto. Tenga en cuenta las recomendaciones que presenta el siguiente enlace: Cómo hacer un organigrama en Word.

2. Consultar el concepto de entrevista, requisitos preliminares para la entrevista, comportamiento durante la entrevista, tipos de entrevistas, pruebas psicotécnicas.

10 Preguntas y respuestas en una entrevista.

3. Consultar sobre los elementos devolutivos y de consumo, los diferentes tipos de papelería, los muebles y enseres que se utilizan en la oficina y en las empresas.

Elementos de oficina.