El ORDENAMIENTO NUMÉRICO representa el ordenamiento a base de números; éstos se usan como índices, guías, subguías y carpetas. Para aplicar este sistema, se requiere de un índice alfabético para determinar el número que le corresponde a cada cliente. Es uno de los métodos mas recomendables al momento de archivar documentos. Es un sistema indirecto porque para localizar un documento hay que consultar un tarjetero y establecer los patrones numéricos. Es utilizado en grandes compañías, en empresas de seguros para archivar pólizas, en entidades financieras para el manejo de cuentas corrientes y de ahorro, en hospitales, en compañías dedicadas a la venta de vehículos, entre otros.
1.1. USOS
Grandes compañías, por razones de carácter organizativo.
Empresas de seguros para archivar sus pólizas, siniestros, títulos de capitalización, acciones, etc.
Entidades financieras para números de cuentas corrientes y de ahorro, créditos hipotecarios, facturas, tarjetas de crédito.
Instituciones docentes para el código de los alumnos, las asignaturas de programas, por ejemplo. Para archivos públicos, donde llevan los registros de nacimiento, defunciones, matrimonios, cedulación, tarjetas de servicios médicos.
Para manejo de expedientes, con el fin de establecer una reserva en procesos que la requieran.
En los hospitales, clínicas, consultorios, centros médicos, para llevar las historias clínicas de los pacientes.
Compañías dedicadas a la finca raíz, para el número de escrituras, matrículas inmobiliarias.
Oficinas de abogados, médicos, odontólogos, contadores, etc.
Compañías dedicadas a la venta de vehículos, electrodomésticos y repuestos de los mismos, que se distinguen por referencias numéricas.
1.2. VENTAJAS: Permiten una expansión conveniente Ofrece mayor precisión y exactitud Garantiza absoluta reserva Rápida visualización
1.3. DESVENTAJAS: Puede ocurrir trasposición de números 569 por 596 Si se archiva un documento en una carpeta errada se obstaculiza su localización.
CLASIFICACIÓN DEL SISTEMA NUMÉRICO:
2.1. NUMÉRICO CONSECUTIVO. DE SERIE, CORRIENTE O CONTINUO: Consiste en asignar a cada individuo un número en forma continua. Con este número se identifican las carpetas individuales. Se sigue entonces el siguiente procedimiento: Se determina la división de las guías por decenas o centenas. Se elabora la lista de corresponsales, sin pretender organizarlos alfabéticamente. Cada cliente recibe su número de acuerdo con el orden de su llegada o de vinculación. Generalmente esta numeración puede ser de tres o cuatro dígitos para que permita su expansión. Ejemplo:
2.2. DECIMAL: Esta numeración consiste en asignar números consecutivos a las materias o asuntos principales y separar cada división y subdivisión de estos asuntos, mediante un punto decimal y un dígito consecutivo. Esta aplicación proporciona expansión sin límite, tanto las materias como al volumen de documentos para archivar. Ej:
1. PRODUCCIÓN
1.1. Materiales
1.1.1. Directos
1.1.2. Indirectos
1.2. Mano de obra
1.2.1. Directa
1.2.2. Indirecta
1.3. Costos generales de fabricación
1.3.1. Costos fijos
1.3.2. Costos variables
2. GASTOS
2.1. Gastos generales
El ejemplo permite visualizar las subdivisiones de segundo nivel y las de tercer nivel o sea las dependientes de los títulos de dos niveles. Para la organización de este sistema decimal o numérico se siguen estos pasos: Se asigna un número consecutivo a cada grupo principal; lo mismo sucede con los subgrupos. Se elabora el rótulo de las carpetas con el número con el número de la última división. El índice se rotula con el primero y el último número de la guía
Llevemos el mismo ejemplo anterior pero demostrado gráficamente:
HISTORIA: El creador de este sistema de clasificación es Melvil Dewey que era un bibliotecario en Amherst College en Massachussets, se basó en el sistema creado por Harris, sistema creado en 1876. El modelo de Dewey se basaba en la relación de las materias y en sistema decimal, por lo que a cada cifra se le puede añadir una subdivisión de la anterior con lo que se pueden hacer múltiples subdivisiones. Otro cambio importante fue que el esquema y las tablas iban acompañadas de un registro, que denominó relativo, porque relacionaba cada término con la disciplina a la que correspondía. Dewey siguió trabajando hasta su muerte publicándose 13 ediciones, la última publicada en 1.932.
En un primer momento la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos fue la responsable de la edición y del mantenimiento, de los esquemas y tablas. Posteriormente la Online Computer Library Center (OCLC) adquirió los derechos de autor y marcas registradas al comprar Forest Press en 1988. Fruto de esta clasificación, Paul Otlet y Henri Lafontaine tradujeron el sistema e introdujeron modificaciones que derivaron en la Clasificación Decimal Universal (CDU).
Es un sistema de clasificación de estructura jerárquica está compuesto por categorías y subcategorías que se organizan en forma de árbol, formándose divisiones y subdivisiones que dependen unas de otras.
Notación Decimal: Dewey a la hora de elaborar su sistema de clasificación se basó en los números arábigos, ya que éstos, a diferencia de las letras, son universales. Esta clasificación se basa en un método de organización jerárquica. Todas las materias debían contener al menos tres números, de tal manera que si una materia principal contiene un número básico de sólo una o dos cifras, se le debe añadir un cero o dos para completarlo. Si necesitamos más de tres cifras lo indicaríamos con un punto.
GUÍA DE CLASIFICACIÓN DECIMAL de Dewey:
Clasificación de Generalidades:
